Основные принципы выбора конференц-зала

Такие мероприятия как конференции, переговоры с партнерами, семинары или презентации ставят перед организаторами задачу найти подходящее помещение. Рассмотрим, по каким параметрам обычно осуществляется выбор конференц-зала.

Вместительность и месторасположение помещения

Прежде всего, необходимо определиться с количеством человек, которые будут принимать участие в мероприятии, от этого и зависит размер зала. Если помещение будет слишком большим, а людей мало – тогда вы просто переплатите деньги, кроме того, ощущение пустоты может вызвать у людей дискомфорт.

Аренда слишком малого зала при большом количестве участников тоже недопустима, это приведет к тесноте (в жаркую погоду еще и к духоте), кроме того вам придется искать дополнительные стулья. Обстановка должна быть свободной, каждый участник мероприятия должен чувствовать себя комфортно, поэтому выбор конференц-зала осуществляется в точности с количеством человек.

Стоит учесть и месторасположение помещения, чтобы каждый человек (включая гостей из других городов) имел возможность добраться до места ко времени. Если среди участников есть иногородние, тогда лучше выбрать зал рядом с отелем, в котором они могут остановиться. Отметим, что в крупных городах, включая столицу, можно арендовать конференц зал любого размера.

Оборудование помещения и дополнительный сервис

Помещение должно быть оборудовано всем необходимым для проводимого мероприятия. В частности, если вы планируете провести тренинг или семинар, уточните у администратора, какие инструменты он может предоставить, а также поинтересуйтесь, где можно подключить свое оборудование.

Любое мероприятие требует наличия микрофонов, качественной звуковой аппаратуры (аудиосистемы), удобных кресел и пр. Некоторые конференц-залы могут предоставить такое оборудование, как электронная система голосования и экран для проектора (важное условие для презентации). Техническое оснащение должно обеспечить комфортные условия и выступающим, и слушателям.

Если мероприятие предполагает диалог со всеми участниками, тогда необходимо предусмотреть, как будет передаваться микрофон, либо арендовать помещение с мини-трибунами для выступлений.

И последнее, чтобы создать в зале комфортные условия, нужно позаботиться о питании. Организаторы могут арендовать такой конференц-зал, который предоставляет меню, в том числе необходимый минимум – минеральная вода, кофе, бутерброды и пр., а также обслуживает участников в перерыве между мероприятием, это может быть кофе-брейк, фуршет и пр.